In deze privacy verklaring wordt de manier waarop persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt door Stichting Tilburg Orientation Program weergegeven. Daarnaast worden alle rechten van verstrekkers van persoonsgegevens weergegeven. Deze privacy verklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Doel persoonsgegevens
Stichting TOP verwerkt persoonsgegevens op grond van overeenkomst, toestemming en gerechtvaardigd belang. Persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de dienstverlening van Stichting TOP aan TOP deelnemers, TOP mentoren en TOP Crew van TOP Week. De persoonsgegevens die ingevuld worden bij het aanmaken van een TOP account door deelnemers en mentoren of het invullen van een Google Forms door TOP Crew worden gebruikt voor meerdere doelen.
1.1 Verstrekken informatie
Stichting TOP verstuurt informatie naar deelnemers, mentoren en TOP Crew met betrekking tot TOP Week door gebruik te maken van de opgegeven persoonsgegevens in het TOP account.
1.2 Aanmaken van WhatsApp groep
Stichting TOP verstuurt de naam en het telefoonnummer van TOP deelnemers naar TOP mentorkoppels met als doel het aanmaken van een WhatsApp groep voor de start van TOP Week. De gegevens worden het weekend voor de start van TOP Week verstrekt. Deelnemers worden hier ook van op de hoogte gesteld bij het aanmaken van een TOP account.
1.3 Registratie voor evenement
Stichting TOP maakt gebruik van persoonsgegevens bij de registratie van deelnemers, mentoren en TOP Crew om toegang te kunnen verlenen tot de evenementen gedurende TOP Week. Het creëren van groepen deelnemers en mentoren met behulp van persoonsgegevens is ook een onderdeel van de registratie.
1.4 Betalingssysteem voor evenement
Persoonsgegevens worden gekoppeld aan een persoonlijke RFID-chip gebruikt tijdens TOP Week om betalingen te voldoen. De RFID-chip is onderdeel van een digitaal cashless betalingssysteem waarvan gebruik wordt gemaakt door Stichting TOP.
1.5 Stichting TOP maakt tijdens TOP activiteiten audiovisueel beeldmateriaal ten behoeve van verslaglegging en verspreiding met een promotioneel karakter.
Ontvangers
2.1 Tactile B.V.
Tactile B.V. is een bedrijf dat voor Stichting TOP de Introcloud applicatie verzorgd. Stichting TOP geeft Tactile B.V. via een verwerkersovereenkomst opdracht tot het verwerken van persoonsgegevens van deelnemers, mentoren en TOP Crew. Elke deelnemer, mentor en elk crewlid krijgt een persoonlijk account in de Introcloud webapplicatie van Tactile. Tactile vernietigt alle gegevens na afloop van de opdracht.
2.2 3WA Inschrijfsysteem
De verstrekte persoonsgegevens bij het aanmaken van een TOP account worden automatisch opgeslagen in het 3WA inschrijfsysteem. Stichting TOP en de beheerder van het TOP inschrijfsysteem hebben toegang tot deze persoonsgegevens opgeslagen op de server van 3WA.
2.3 SendinBlue
Bij informatievoorziening via e-mail naar deelnemers en mentoren wordt gebruik gemaakt van het platform SendinBlue. SendinBlue heeft toegang tot de voornamen en e-mailadressen van deelnemers en mentoren zodra deze gebruikt zijn bij het versturen van e-mails. Via een verwerkersovereenkomst met SendinBlue zijn afspraken vastgesteld rondom het gebruik van de data.
2.4 Studieverenigingen
In het 3WA inschrijfsysteem is de optie opgenomen om deel te nemen aan introductiekampen bij studieverenigingen. Indien een TOP deelnemer expliciet aangeeft in het 3WA inschrijfsysteem deel te nemen aan een introductiekamp, zullen de persoonsgegevens met de desbetreffende studievereniging gedeeld worden. Verder zullen Magister JFT en MAK Mentorship System toegang hebben tot gegevens van voor hen relevante mentoren en deelnemers. Deze partijen zijn verantwoordelijk voor het jaartraject na TOP Week.
Opslagperiode
Persoonsgegevens zullen maximaal vijf jaar opgeslagen worden in het inschrijfsysteem na het aanmaken van het TOP account. In deze vijf jaar bestaat de mogelijkheid dat het TOP account nog gebruikt zal worden bij een nieuwe inschrijving voor deelnemer of mentor.
Beveiliging
Stichting TOP maakt geen fysieke kopieën van persoonsgegevens. Gegevens worden alleen beheerd in eerdergenoemde systemen. De persoonsgegevens beheerd door Stichting TOP en de applicaties zijn adequaat beveiligd.
Rechten van verstrekker persoonsgegevens
a. Recht op inzage
Deelnemers, mentoren en TOP Crew hebben te allen tijde recht om de door Stichting TOP bewaarde gegevens op te vragen. Dit kan per mail of telefonisch contact. Een overzicht met de bewaarde gegevens zal gedeeld worden met de deelnemer, mentor of TOP Crew.
b. Recht op rectificatie
Wanneer gegevens niet kloppen of veranderd zijn, heeft de verstrekker van persoonsgegevens recht om dit te laten rectificeren door Stichting TOP.
c. Recht op overdracht
Wanneer de verstrekker van persoonsgegevens overstapt naar een andere partij of dienst, dan heeft de verstrekker het recht op overdracht van de opgeslagen gegevens door Stichting TOP. Stichting TOP dient al de gegevens over te dragen aan de andere partij.
d. Recht op wissen gegevens
De verstrekker van persoonsgegevens heeft te allen tijde het recht op het laten wissen van de persoonsgegevens.
e. Recht op indienen van een klacht
Verstrekkers van persoonsgegevens hebben het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, wanneer hij/zij van mening is dat Stichting TOP niet op de juiste manier omgaat met de persoonsgegevens.
f. Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)
De verstrekker van persoonsgegevens heeft het recht Stichting TOP te vragen persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
Plichten
Persoonsgegevens zullen nooit doorgegeven worden aan derden door Stichting TOP buiten de in deze privacy verklaring genoemde verstrekkingen. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten door Stichting TOP. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Stichting TOP de diensten niet aanbieden.
Stichting TOP behoudt zich het recht de gegevens te verstrekken wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Stichting TOP dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of om de rechten, eigendom of veiligheid van Stichting TOP te beschermen. Daarbij trachten wij altijd het recht op privacy van TOP deelnemers, TOP mentoren en TOP Crew zoveel mogelijk te respecteren.

Vastgesteld door het Bestuur van Stichting Tilburg Orientation Program op 16-06-2020..

Gebruik van cookies
Automatisch verzameld worden die gegevens, die informatie geven over de manier waarop onze site gevonden wordt, welke pagina’s het meest in de belangstelling staan en de aantallen bezoekers, met als doel de site te verbeteren en globale statistieken te genereren. Hiertoe maakt de website van Tilburg University gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (‘Google’).
Google Analytics maakt gebruik van ‘cookies’ (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt.
U kunt het gebruik van cookies weigeren door in uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website en cookies in uw browser te accepteren geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.
Daar waar uw persoonsgegevens verwerkt worden, staat precies vermeld welke gegevens voor welke doeleinden aangewend worden. Uw persoonsgegevens worden dus alleen gebruikt voor het doel waarvoor u ze heeft achtergelaten. Gebaseerd op artikel 43 van de Wet bescherming persoonsgegevens kunnen gegevens echter wel worden gebruikt voor opsporing, als via de site strafbare feiten worden gepleegd. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd.
Vanaf onze website wordt u regelmatig verwezen naar andere sites. Hoewel deze sites met zorg geselecteerd zijn, draagt Tilburg University geen verantwoordelijkheid voor de wijze waarop die organisaties omgaan met uw gegevens.
Vragen of opmerkingen?
Indien u vragen of opmerkingen over het bovenstaande heeft, kunt u contact met ons opnemen via top@tilburguniversity.edu.