In deze privacyverklaring wordt de manier waarop persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt door Stichting Tilburg Orientation Program (TOP) weergegeven. Daarnaast worden alle rechten van verstrekkers van persoonsgegevens weergegeven. Deze privacyverklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

1. Doel persoonsgegevens 

Stichting TOP verwerkt persoonsgegevens op grond van overeenkomst, toestemming en gerechtvaardigd belang. Persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de dienstverlening van Stichting TOP aan deelnemers, mentoren en TOP Crew tijdens en voor TOP Winter Week. De persoonsgegevens die ingevuld worden bij het aanmaken van een TOP account door deelnemers en mentoren of het invullen van een Google Forms door TOP Crew worden gebruikt voor meerdere doelen. 

1.1 Verstrekken informatie 
Stichting TOP verstuurt informatie naar deelnemers, mentoren en TOP Crew met betrekking tot TOP Winter Week door gebruik te maken van de opgegeven persoonsgegevens in het TOP account. 

1.2 Aanmaken van WhatsApp groep 
Stichting TOP verstuurt de naam en het telefoonnummer van deelnemers naar mentorkoppels met als doel het aanmaken van een WhatsApp groep voor de start van TOP Winter Week. De gegevens worden het weekend voor de start van TOP Winter Week verstrekt. Deelnemers worden hier ook van op de hoogte gesteld bij het aanmaken van een TOP account. 

1.3 Registratie voor evenement 
Stichting TOP maakt gebruik van persoonsgegevens bij de registratie van deelnemers, mentoren en TOP Crew om toegang te kunnen verlenen tot de evenementen gedurende TOP Week. Het creëren van groepen deelnemers en mentoren met behulp van persoonsgegevens is ook een onderdeel van de registratie. 

1.4 Betalingssysteem voor evenement 
Persoonsgegevens worden gekoppeld aan een persoonlijke RFID-chip die tijdens TOP Week wordt gebruikt om betalingen te voldoen. De RFID-chip is onderdeel van een digitaal cashless betalingssysteem waarvan gebruik wordt gemaakt door Stichting TOP. Tijdens TOP Winter Week wordt het cashless betalingssysteem niet gebruikt en worden er dan ook geen persoonsgegevens gekoppeld aan een persoonlijke RFID-chip. 

1.5 Stichting TOP maakt tijdens TOP activiteiten audiovisueel beeldmateriaal ten behoeve van verslaglegging en verspreiding met een promotioneel karakter. 

2. Ontvangers 

2.1 Tactile B.V. 
Tactile B.V. is een bedrijf dat voor Stichting TOP de Introcloud applicatie verzorgt. Stichting TOP geeft Tactile B.V. via een verwerkersovereenkomst opdracht tot het verwerken van persoonsgegevens van deelnemers, mentoren en TOP Crew. Elke deelnemer, mentor en elk crewlid krijgt een persoonlijk account in de Introcloud webapplicatie. Tactile vernietigt alle gegevens na afloop van de opdracht. 

2.2 3WA Inschrijfsysteem 
De verstrekte persoonsgegevens bij het aanmaken van een TOP account worden automatisch opgeslagen in het 3WA inschrijfsysteem. Stichting TOP en de beheerder van het TOP inschrijfsysteem hebben toegang tot deze persoonsgegevens opgeslagen op de server van 3WA. 

2.3 SendinBlue 
Bij informatievoorziening via e-mail naar deelnemers en mentoren wordt gebruik gemaakt van het platform SendinBlue. SendinBlue heeft toegang tot de voornamen en e-mailadressen van deelnemers en mentoren zodra deze gebruikt zijn bij het versturen van e-mails. Via een verwerkersovereenkomst met SendinBlue zijn afspraken vastgesteld rondom het gebruik van de data. 

2.4 Tilburg University 
Voor het werven van de deelnemers stuurt Stichting TOP in samenwerking met Tilburg University wervingsmails naar aankomende studenten. Om te voorkomen dat studenten die zich in hebben geschreven voor TOP Winter Week opnieuw een wervingsmail ontvangen, wordt voor het sturen van de wervingsmail een voorlopige deelnemerslijst gedeeld met de afdeling Marketing en Communicatie van Tilburg University.  

2.5 Studie- en studentenverenigingen 
In het 3WA inschrijfsysteem is de optie opgenomen om meer informatie te krijgen over studentenverenigingen en studieverenigingen via Stichting TOP. Indien een TOP deelnemer expliciet aangeeft in het 3WA inschrijfsysteem meer informatie te willen, zullen de persoonsgegevens met de desbetreffende partij(en) gedeeld worden. Verder zullen ESN Tilburg, Magister JFT, MAK Mentorship System en IDEA toegang hebben tot gegevens van voor hen relevante mentoren en deelnemers. Deze partijen zijn verantwoordelijk voor het jaartraject na TOP Week. 

3. Opslagperiode 

Persoonsgegevens zullen maximaal vijf jaar opgeslagen worden in het 3WA inschrijfsysteem na het aanmaken van het TOP account. In deze vijf jaar bestaat de mogelijkheid dat het TOP account nog gebruikt zal worden bij een nieuwe inschrijving voor deelnemer of mentor. 

4. Beveiliging 

Stichting TOP maakt geen fysieke kopieën van persoonsgegevens. Gegevens worden alleen beheerd in eerdergenoemde systemen. De persoonsgegevens beheerd door Stichting TOP en de applicaties zijn adequaat beveiligd. 

5. Rechten van verstrekker persoonsgegevens 

  1. Recht op inzage 
    Deelnemers, mentoren en TOP Crew hebben te allen tijde recht om de door Stichting TOP bewaarde gegevens op te vragen. Dit kan per mail of telefonisch contact. Een overzicht met de bewaarde gegevens zal gedeeld worden met de deelnemer, mentor of TOP Crew. 
  1. Recht op rectificatie 
    Wanneer gegevens niet kloppen of veranderd zijn, heeft de verstrekker van persoonsgegevens recht om dit te laten rectificeren door Stichting TOP. 
  1. Recht op overdracht 
    Wanneer de verstrekker van persoonsgegevens overstapt naar een andere partij of dienst, dan heeft de verstrekker het recht op overdracht van de opgeslagen gegevens door Stichting TOP. Stichting TOP dient al de gegevens over te dragen aan de andere partij. 
  1. Recht op wissen gegevens 
    De verstrekker van persoonsgegevens heeft te allen tijde het recht op het laten wissen van de persoonsgegevens. 
  1. Recht op indienen van een klacht 
    Verstrekkers van persoonsgegevens hebben het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, wanneer hij/zij van mening is dat Stichting TOP niet op de juiste manier omgaat met de persoonsgegevens. 
  1. Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar) 
    De verstrekker van persoonsgegevens heeft het recht Stichting TOP te vragen persoonsgegevens niet meer te gebruiken. 

6. Plichten 

Persoonsgegevens zullen nooit doorgegeven worden aan derden door Stichting TOP buiten de in deze privacyverklaring genoemde verstrekkingen. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten door Stichting TOP. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Stichting TOP de diensten niet aanbieden. 

Stichting TOP behoudt zich het recht de gegevens te verstrekken wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Stichting TOP dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of om de rechten, eigendom of veiligheid van Stichting TOP te beschermen. Daarbij trachten wij altijd het recht op privacy van TOP deelnemers, TOP mentoren en TOP Crew zoveel mogelijk te respecteren. 

Vastgesteld door het bestuur van Stichting Tilburg Orientation Program op 2 december 2021.