Privacyverklaring
In deze privacyverklaring wordt de manier waarop persoonsgegevens worden verzameld, de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens verwerkt worden en hoe daarmee omgegaan wordt door Stichting Tilburg Orientation Program (TOP) weergegeven. Daarnaast worden alle rechten van verstrekkers van persoonsgegevens weergegeven. Deze privacyverklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
1. Doel persoonsgegevens
Stichting TOP verwerkt persoonsgegevens op grond van overeenkomst, toestemming en gerechtvaardigd belang. Persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de dienstverlening van Stichting TOP aan deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew tijdens en voor TOP (Winter) Week. De persoonsgegevens die ingevuld worden bij het aanmaken van een TOP account door deelnemers en TOP Mentoren of het invullen van een online formulier door TOP Crew worden gebruikt voor meerdere doelen.
1.1 Verstrekken informatie
Stichting TOP verstuurt informatie naar deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew met betrekking tot TOP (Winter) Week door gebruik te maken van de opgegeven persoonsgegevens in het TOP account.
1.2 Aanmaken van WhatsApp groep
Stichting TOP verstuurt de naam en het telefoonnummer van deelnemers naar mentorkoppels met als doel het aanmaken van een WhatsApp groep voor de start van TOP (Winter) Week. De gegevens worden het weekend voor de start van TOP (Winter) Week verstrekt. Deelnemers worden hier ook van op de hoogte gesteld bij het aanmaken van een TOP account.
1.3 Registratie voor evenement
Stichting TOP maakt gebruik van persoonsgegevens bij de registratie van deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew om toegang te kunnen verlenen tot de evenementen gedurende TOP (Winter) Week. Het creëren van groepen deelnemers en TOP Mentoren met behulp van persoonsgegevens is ook een onderdeel van de registratie.
1.4 Betalingssysteem voor evenement
Persoonsgegevens worden gekoppeld aan een persoonlijke RFID-chip die tijdens TOP Week wordt gebruikt om betalingen te voldoen. De RFID-chip is onderdeel van een digitaal cashless betalingssysteem waarvan gebruik wordt gemaakt door Stichting TOP. Tijdens TOP Winter Week wordt het cashless betalingssysteem niet gebruikt en worden er dan ook geen persoonsgegevens gekoppeld aan een persoonlijke RFID-chip.
1.5 Maken van audiovisueel beeldmateriaal
Stichting TOP maakt tijdens evenementen gedurende TOP (Winter) Week audiovisueel beeldmateriaal ten behoeve van verslaglegging en verspreiding met een promotioneel karakter.
2. Ontvangers
2.1 Tactile B.V.
Tactile B.V. is een bedrijf dat voor Stichting TOP de Introcloud applicatie verzorgt. Stichting TOP geeft Tactile B.V. via een verwerkersovereenkomst opdracht tot het verwerken van persoonsgegevens van deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew. Elke deelnemer, TOP Mentor en elk TOP Crewlid krijgt een persoonlijk account in de Introcloud webapplicatie. Tactile vernietigt alle gegevens na drie maanden na afloop van het evenement. Deze drie maanden zijn in het belang van de deelnemer of mentor, voor het terugkrijgen van het geld wat op het bandje is gezet. Na het verstrijken van deze drie maanden is het niet meer mogelijk voor deelnemers om geld terug te krijgen wat nog op het account staat.
2.2 3WA inschrijfsysteem
De verstrekte persoonsgegevens bij het aanmaken van een TOP account worden automatisch opgeslagen in het 3WA inschrijfsysteem. Stichting TOP en de beheerder van het 3WA inschrijfsysteem hebben toegang tot deze persoonsgegevens opgeslagen op de server van 3WA. De gegevens die in 3WA worden opgeslagen zijn in drie categorieën verdeeld: naam gegevens, adressen en woonplaatsen, en inschrijvingen met producten worden zeven jaar bewaard vanwege de fiscale bewaarplicht conform de Nederlandse wetgeving. Accountgegevens, e-mailadressen en opleidingsinformatie worden drie jaar bewaard. Dit is om deelnemers op de hoogte te houden van toekomstige evenementen en voor een betere organisatie van de TOP (Winter) Week. Privacygevoelige gegevens, zoals medische informatie en producten zonder prijs (voedingsinformatie, kledingmaten etc.), worden na drie maanden verwijderd om de privacy van deelnemers en mentoren te beschermen.
2.3 Tilburg University
Voor het werven van de deelnemers stuurt Stichting TOP in samenwerking met Tilburg University wervingsmails naar aankomende studenten. Om te voorkomen dat studenten die zich in hebben geschreven voor TOP (Winter) Week opnieuw een wervingsmail ontvangen, wordt voor het sturen van de wervingsmail een voorlopige deelnemerslijst gedeeld met de afdeling Marketing en Communicatie van Tilburg University.
2.4 Studie- en studentenverenigingen
In het 3WA inschrijfsysteem is de optie opgenomen om meer informatie te krijgen over studentenverenigingen en studieverenigingen via Stichting TOP. Indien een deelnemer expliciet aangeeft in het 3WA inschrijfsysteem meer informatie te willen, zullen de persoonsgegevens met de desbetreffende partij(en) gedeeld worden. Verder zullen ESN Tilburg, Magister JFT, MAK Mentorship System en IDEA toegang hebben tot gegevens van voor hen relevante mentoren en deelnemers. Deze partijen zijn verantwoordelijk voor het jaartraject na TOP (Winter) Week.
3. Opslagperiode
Persoonsgegevens worden door Stichting TOP niet langer bewaard dan noodzakelijk is om het doel van de verwerking te realiseren of om te voldoen aan een wettelijke plicht. Persoonsgebonden gegevens, zoals eetvoorkeuren en kledingmaten, die niet essentieel zijn voor de toekomstige organisatie van TOP (Winter) Week, zullen direct na een periode van twee maanden uit het systeem worden verwijderd. Overige algemene persoonsgegevens die nodig zijn voor het opnieuw organiseren van TOP (Winter) Week, zullen maximaal drie jaar worden opgeslagen in het 3WA inschrijfsysteem na het aanmaken van het TOP account. Dit is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat TOP (Winter) Week op een zo fijn mogelijke manier georganiseerd kan worden voor de deelnemers. Gedurende deze drie jaar bestaat de mogelijkheid dat het TOP account nog gebruikt zal worden voor een nieuwe inschrijving als deelnemer of TOP Mentor. Tot slot, wordt de financiële administratie conform de wettelijke fiscale bewaarplicht gedurende zeven jaar bewaard.
4. Beveiliging
Stichting TOP maakt geen fysieke kopieën van persoonsgegevens. Gegevens worden alleen beheerd in eerdergenoemde systemen. De persoonsgegevens beheerd door Stichting TOP en de applicaties zijn adequaat beveiligd.
5. Rechten van verstrekker persoonsgegevens
5.1 Recht op inzage
Deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew hebben te allen tijde recht om de door Stichting TOP bewaarde gegevens op te vragen. Dit kan per mail of telefonisch contact. Een overzicht met de bewaarde gegevens zal gedeeld worden met de deelnemer, TOP Mentor of TOP Crew.
5.2 Recht op rectificatie
Wanneer gegevens niet kloppen of veranderd zijn, heeft de verstrekker van persoonsgegevens recht om dit te laten rectificeren door Stichting TOP.
5.3 Recht op overdracht
Wanneer de verstrekker van persoonsgegevens overstapt naar een andere partij of dienst, dan heeft de verstrekker het recht op overdracht van de opgeslagen gegevens door Stichting TOP. Stichting TOP dient al de gegevens over te dragen aan de andere partij.
5.4 Recht op wissen gegevens
De verstrekker van persoonsgegevens heeft te allen tijde het recht op het laten wissen van de persoonsgegevens.
5.5 Recht op indienen van een klacht
Verstrekkers van persoonsgegevens hebben het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, wanneer hij/zij van mening is dat Stichting TOP niet op de juiste manier omgaat met de persoonsgegevens.
5.6 Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)
De verstrekker van persoonsgegevens heeft het recht Stichting TOP te vragen persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
6. Plichten
6.1 Persoonsgegevens zullen nooit doorgegeven worden aan derden door Stichting TOP buiten de in deze privacyverklaring genoemde verstrekkingen. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten door Stichting TOP. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Stichting TOP de diensten niet aanbieden.
6.2 Stichting TOP behoudt zich het recht de gegevens te verstrekken wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Stichting TOP dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of om de rechten, eigendom of veiligheid van Stichting TOP te beschermen. Daarbij trachten wij altijd het recht op privacy van deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew zoveel mogelijk te respecteren.
Vastgesteld door het bestuur van Stichting Tilburg Orientation Program op 7 november 2024.
