Algemene voorwaarden

Artikel 1. Identiteit van de Stichting

Stichting Tilburg Orientation Program
KVK-nummer: 41096095

Warandelaan 2, E202, 5037 AB Tilburg
Telefoonnummer: 013 466 2849
E-mail: top@tilburguniversity.edu

Artikel 2. Toepasselijkheid

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op de toegang tot en deelname aan door Stichting Tilburg Orientation Program georganiseerde evenementen, activiteiten en manifestaties die voor TOP deelnemers, TOP mentoren en/of TOP Crew open staan of toegankelijk zijn.

2.2 Stichting TOP wordt vertegenwoordigd door minstens twee gezamenlijk handelende bestuursleden en eventueel door een daartoe door het bestuur gemachtigde vertegenwoordiger.

2.3 Onder TOP deelnemers wordt in deze voorwaarden verstaan iedere (aspirant-) student voor een opleiding aan de Tilburg Universiteit, de Avans Hogeschool Tilburg en Fontys Hogescholen Tilburg die zich heeft ingeschreven voor de introductieweek (hierna te noemen: TOP Week) en hieraan deelneemt.

2.4 Onder TOP mentoren wordt in deze voorwaarden verstaan een door Stichting Tilburg Orientation Program aangewezen vrijwilliger, altijd een ouderejaarsstudent, die door Stichting Tilburg Orientation Program aangewezen TOP deelnemers begeleidt gedurende TOP Week.

2.5 Onder TOP Crew wordt in deze voorwaarden verstaan een door Stichting Tilburg Orientation Program aangewezen vrijwilliger, die door Stichting Tilburg Orientation Program aangewezen wordt om bij activiteiten te ondersteunen gedurende TOP Week.

2.6 Onder een evenement wordt in deze voorwaarden verstaan iedere door Stichting Tilburg Orientation Program georganiseerde activiteit of manifestatie die voor TOP deelnemers, TOP mentoren en/of TOP Crew open staat of toegankelijk is.

2.7 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op TOP deelnemers, TOP mentoren en TOP  Crew en/of rechtshandelingen van de Stichting TOP, het laatste voor zover contractueel niet anders wordt bepaald.

2.8 Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk, na wederzijdse bevestiging, zijn overeengekomen. Afwijkingen gelden alsdan uitsluitend voor de overeenkomst waarbij die afwijking is overeengekomen.

2.9 Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, dan zullen de overige bepalingen van deze Algemene Voorwaarden volledig van kracht blijven en zullen Stichting TOP in plaats daarvan bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen vaststellen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepaling in acht worden genomen. Partijen zullen voor zover gewenst overleggen over de precieze bewoordingen van deze nieuwe bepalingen.

Artikel 3. Betaling

3.1 Alle bedragen van de genoemde prijzen zijn in euro’s en inclusief BTW.
3.2 Deelnemers die zich hebben ingeschreven voor TOP Week en niet meer mee willen doen moeten zich afmelden. Doet men dit voor 5 augustus 2019, dan krijgt de deelnemer het gehele inschrijfgeld terug. Bij afmeldingen tussen 5 augustus en 11 augustus 2019, krijgt de deelnemer de helft van het inschrijfgeld retour. Als deelnemers zich na 11 augustus 2019 afmelden hebben zij geen recht meer op teruggave van het inschrijfgeld.

Artikel 4. Toegang

4.1 E-tickets of andersoortige toegangsbewijzen worden na aankoop niet teruggenomen.

4.2 Na overhandiging van een origineel e-ticket en controle van de legitimatie, ontvangt de deelnemer van TOP een polsband.

4.3 De toegang tot een evenement staat voor TOP deelnemers en TOP mentoren open op vertoon van een door Stichting Tilburg Orientation Program verstrekte polsband. De kleur van de polsband bepaalt of de toegang tot een evenement of een deel daarvan voor de houder van de polsband open staat.

4.4 De TOP polsband is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar. Het is de houder van de polsband niet toegestaan de polsband aan een ander over te dragen.

4.5 De aanspraak op toegang tot een evenement komt te vervallen indien door of namens Stichting Tilburg Orientation Program wordt vastgesteld dat het maximaal aantal aanwezigen bij een evenement is bereikt.

4.6 Een polsband die niet meer aaneengesloten is, is niet geldig. TOP deelnemers en TOP mentoren kunnen op vertoon van de verbroken polsband en op vertoon van hen legitimatie een nieuwe TOP polsband krijgen.

4.7 TOP deelnemers en TOP mentoren zijn verplicht de polsband ter gelegenheid van een evenement op eerste verzoek te tonen aan Stichting Tilburg Orientation Program en aan beveiligingsmedewerkers.

4.8 TOP deelnemers en TOP mentoren kunnen in geval van verlies van hun polsband een nieuwe TOP polsband kopen. Een nieuwe polsband zonder chip kost €25 en een nieuwe polsband met chip kost €40. Het is niet mogelijk een nieuwe polsband te kopen wanneer deze afgenomen wordt door het bestuur van Stichting TOP.

Artikel 5. Overige verplichtingen

5.1 TOP deelnemers, TOP mentoren en TOP Crew zijn verplicht zich bij evenementen te houden aan de voorschriften en/of aanwijzingen van Stichting Tilburg Orientation Program, de exploitanten van de manifestatie waar het evenement wordt gehouden, de beveiligingsmedewerkers, de brandweer en andere bevoegden. Stichting TOP kan te allen tijde TOP deelnemers, TOP mentoren of TOP Crew die zich niet houden aan de voorschriften en/of aanwijzingen, of die zich schuldig maakt aan onbetamelijk gedrag de toegang tot het evenement ontzeggen.

5.2 TOP mentoren, TOP deelnemers en TOP  Crew stemmen ermee in zich, bij het betreden van het evenemententerrein, te laten fouilleren indien het beveiligingspersoneel dit nodig acht.

5.3 Het is TOP deelnemers, TOP mentoren en TOP Crew verboden de volgende zaken op het evenemententerrein mee te brengen:
–        alcoholhoudende dranken
–        voedselwaren
–        glaswerk
–        drugs
–        vuurwerk
–        (vuur)wapens
–        andere gevaarlijke voorwerpen en stoffen

In voorkomend geval is de TOP organisatie bevoegd een voorwerp of stof als hiervoor genoemd te verbieden of in beslag te nemen.

5.4 TOP deelnemers, TOP mentoren en TOP Crew zijn verplicht zich te houden aan de ter plaatse van een evenement geldende rookverboden.

5.5 TOP mentoren, TOP deelnemers en TOP Crew zijn verplicht zich tijdens een evenement op eerste verzoek van de in het eerste lid bedoelde personen en instanties te identificeren om genoemde personen en instanties te kunnen laten voldoen aan hun wettelijke verplichtingen in het kader van evenementen, waaronder maar niet beperkt tot het verbod van het verstrekken van alcoholische dranken aan personen onder de leeftijdsgrens van achttien jaren. Stichting Tilburg Orientation Program is gerechtigd overtreders na een gegeven waarschuwing te verwijderen van het evenemententerrein.

5.6 Het is verboden voor TOP deelnemers, TOP mentoren of TOP Crew die jonger zijn dan achttien jaren om alcoholhoudende dranken te nuttigen en/of te kopen. Stichting Tilburg Orientation Program is gerechtigd overtreders na een gegeven waarschuwing te verwijderen van het evenemententerrein.

5.7 Het is TOP deelnemers, TOP mentoren of TOP Crew zonder nadrukkelijke toestemming van Stichting Tilburg Orientation Program niet toegestaan ter gelegenheid van een evenement promotieactiviteiten, al dan niet met een zakelijk of een ideëel karakter, te verrichten.

Artikel 6. Overmacht

6.1 In geval van overmacht in de ruimste zin van het woord, waaronder begrepen maar niet beperkt tot ziekte of afzegging van de artiest, niet of niet tijdig presterende leveranciers, staking, brand, weersomstandigheden, bevoegd gegeven lasten en instructies et cetera, heeft Stichting Tilburg Orientation Program het recht een evenement te verschuiven naar een latere datum of tijdstip dan wel te annuleren.

6.2 Indien een evenement als gevolg van of door overmacht niet doorgaat, wordt door Stichting Tilburg Orientation Program geen vergoeding, van welke hoogte dan ook, gerestitueerd aan de TOP deelnemer. Evenmin kan de TOP deelnemer aanspraak maken op (vervangende) toegang tot een ander evenement.

Artikel 7. Aansprakelijkheid en schade

7.1 Stichting Tilburg Orientation Program is aansprakelijk voor directe schade die een TOP deelnemer, TOP mentor of TOP Crew lijdt en die rechtstreeks en uitsluitend het gevolg is van een aan Stichting Tilburg Orientation Program toe te rekenen tekortkoming. Voor vergoeding komt alleen in aanmerking de schade waartegen Stichting Tilburg Orientation Program verzekerd is en die door de verzekeraar wordt vergoed.

7.2 TOP deelnemers, TOP mentoren en TOP Crew dienen zelf zorg te dragen voor een adequate ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering.

Artikel 8. Intellectuele eigendomsrechten

8.1 Stichting Tilburg Orientation Program huurt een fotograaf en videograaf in tijdens TOP activiteiten. De foto-opnamen en video-opnamen worden bewaard op de harde schijf en het Dropbox account van Tilburg Orientation Program voor maximaal tien jaar. Tilburg Orientation Program heeft hoge technische en organisatorische maatstaven aangenomen voor het veiligstellen van foto-opnamen en video-opnamen tegen verlies of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking.
De foto-opnamen en video-opnamen worden mogelijk gebruikt door Tilburg Orientation Program voor publicaties zoals posters, flyers, de TOP website, een after movie, en social media kanalen. Betrokkene kan toestemming geven.

8.2 Behoudens schriftelijke toestemming van Stichting Tilburg Orientation Program is elk commercieel gebruik van de merknaam of het logo van TOP of haar evenementen strikt verboden.

Artikel 9. Slotbepaling

9.1 Geschillen die tussen Stichting Tilburg Orientation Program en TOP deelnemers, TOP mentoren en/of TOP Crew naar aanleiding van een TOP evenement ontstaan zullen in eerste instantie worden getracht te worden opgelost in goed overleg tussen partijen. Komen partijen niet tot oplossing van het geschil, dan wordt de Raad van Toezicht van Stichting TOP ter zake een bindend advies uit te brengen. In derde instantie worden geschillen ter beoordeling aan de bevoegde rechter voorgelegd.

9.2 Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

 

Vastgesteld door het Bestuur van Stichting Tilburg Orientation Program op 08-05-2019.

 

Privacy Verklaring

In deze privacy verklaring wordt de manier waarop persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt door Stichting Tilburg Orientation Program weergegeven. Daarnaast worden alle rechten van verstrekkers van persoonsgegevens weergegeven. Deze privacy verklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

  1. Doel persoonsgegevens

Stichting TOP verwerkt persoonsgegevens op grond van overeenkomst, toestemming en gerechtvaardigd belang. Persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de dienstverlening van Stichting TOP aan TOP deelnemers, TOP mentoren en TOP Crew van TOP Week. De persoonsgegevens die ingevuld worden bij het aanmaken van een TOP account door deelnemers en mentoren of het invullen van een Google Forms door TOP Crew worden gebruikt voor meerdere doelen.

1.1 Verstrekken informatie
Stichting TOP verstuurt informatie naar deelnemers, mentoren en TOP Crew met betrekking tot TOP Week door gebruik te maken van de opgegeven persoonsgegevens in het TOP account.

1.2 Aanmaken van WhatsApp groep
Stichting TOP verstuurt de naam en het telefoonnummer van TOP deelnemers naar TOP mentorkoppels met als doel het aanmaken van een WhatsApp groep voor de start van TOP Week. De gegevens worden het weekend voor de start van TOP Week verstrekt. Deelnemers worden hier ook van op de hoogte gesteld bij het aanmaken van een TOP account.

1.3 Registratie voor evenement
Stichting TOP maakt gebruik van persoonsgegevens bij de registratie van deelnemers, mentoren en TOP Crew om toegang te kunnen verlenen tot de evenementen gedurende TOP Week. Het creëren van groepen deelnemers en mentoren met behulp van persoonsgegevens is ook een onderdeel van de registratie.

1.4 Betalingssysteem voor evenement
Persoonsgegevens worden gekoppeld aan een persoonlijke RFID-chip gebruikt tijdens TOP Week om betalingen te voldoen. De RFID-chip is onderdeel van een digitaal cashless betalingssysteem waarvan gebruik wordt gemaakt door Stichting TOP.

1.5 Stichting TOP maakt tijdens TOP activiteiten audiovisueel beeldmateriaal ten behoeve van verslaglegging en verspreiding met een promotioneel karakter.

  1. Ontvangers

2.1 Tactile B.V.

Tactile B.V. is een bedrijf dat voor Stichting TOP het digitaal cashless betalingssysteem verzorgd. Stichting TOP geeft Tactile B.V. via een verwerkersovereenkomst opdracht tot het verwerken van persoonsgegevens van deelnemers, mentoren en TOP Crew. Elke deelnemer, mentor en elk crewlid krijgt een persoonlijk account in een webapplicatie van Tactile. Door middel van het account in de webapplicatie worden persoonsgegevens gekoppeld aan een persoonlijke RFID-chip, die gebruikt kan worden om betalingen te verrichten tijdens TOP Week. Tactile vernietigt alle gegevens na afloop van de opdracht.

2.2 3WA Inschrijfsysteem
De verstrekte persoonsgegevens bij het aanmaken van een TOP account worden automatisch opgeslagen in het 3WA inschrijfsysteem. Stichting TOP en de beheerder van het TOP inschrijfsysteem hebben toegang tot deze persoonsgegevens opgeslagen op de server van 3WA.

2.3 MailChimp
Bij informatievoorziening via e-mail naar deelnemers en mentoren wordt gebruik gemaakt van het platform MailChimp. MailChimp heeft toegang tot de voornamen en e-mailadressen van deelnemers en mentoren zodra deze gebruikt zijn bij het versturen van e-mails. Via een verwerkersovereenkomst met MailChimp zijn afspraken vastgesteld rondom het gebruik van de data.

2.4 Studieverenigingen
In het 3WA inschrijfsysteem is de optie opgenomen om deel te nemen aan introductiekampen bij studieverenigingen. Indien een TOP deelnemer expliciet aangeeft in het 3WA inschrijfsysteem deel te nemen aan een introductiekamp, zullen de persoonsgegevens met de desbetreffende studievereniging gedeeld worden. Verder zullen Magister JFT en MAK Mentorship System toegang hebben tot gegevens van voor hen relevante mentoren en deelnemers. Deze partijen zijn verantwoordelijk voor het jaartraject na TOP Week.

  1. Opslagperiode

Persoonsgegevens zullen maximaal vijf jaar opgeslagen worden in het inschrijfsysteem na het aanmaken van het TOP account. In deze vijf jaar bestaat de mogelijkheid dat het TOP account nog gebruikt zal worden bij een nieuwe inschrijving voor deelnemer of mentor.

  1. Beveiliging

Stichting TOP maakt geen fysieke kopieën van persoonsgegevens. Gegevens worden alleen beheerd in eerdergenoemde systemen. De persoonsgegevens beheerd door Stichting TOP en de applicaties zijn adequaat beveiligd.

  1. Rechten van verstrekker persoonsgegevens

a. Recht op inzage
Deelnemers, mentoren en TOP Crew hebben te allen tijde recht om de door Stichting TOP bewaarde gegevens op te vragen. Dit kan per mail of telefonisch contact. Een overzicht met de bewaarde gegevens zal gedeeld worden met de deelnemer, mentor of TOP Crew.

b. Recht op rectificatie
Wanneer gegevens niet kloppen of veranderd zijn, heeft de verstrekker van persoonsgegevens recht om dit te laten rectificeren door Stichting TOP.

c. Recht op overdracht
Wanneer de verstrekker van persoonsgegevens overstapt naar een andere partij of dienst, dan heeft de verstrekker het recht op overdracht van de opgeslagen gegevens door Stichting TOP. Stichting TOP dient al de gegevens over te dragen aan de andere partij.

d. Recht op wissen gegevens
De verstrekker van persoonsgegevens heeft te allen tijde het recht op het laten wissen van de persoonsgegevens.

e. Recht op indienen van een klacht
Verstrekkers van persoonsgegevens hebben het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, wanneer hij/zij van mening is dat Stichting TOP niet op de juiste manier omgaat met de persoonsgegevens.

f. Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)
De verstrekker van persoonsgegevens heeft het recht Stichting TOP te vragen persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

  1. Plichten

Persoonsgegevens zullen nooit doorgegeven worden aan derden door Stichting TOP buiten de in deze privacy verklaring genoemde verstrekkingen. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten door Stichting TOP. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Stichting TOP de diensten niet aanbieden.

Stichting TOP behoudt zich het recht de gegevens te verstrekken wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Stichting TOP dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of om de rechten, eigendom of veiligheid van Stichting TOP te beschermen. Daarbij trachten wij altijd het recht op privacy van TOP deelnemers, TOP mentoren en TOP Crew zoveel mogelijk te respecteren.

 

Gebruik van cookies

Automatisch verzameld worden die gegevens, die informatie geven over de manier waarop onze site gevonden wordt, welke pagina’s het meest in de belangstelling staan en de aantallen bezoekers, met als doel de site te verbeteren en globale statistieken te genereren. Hiertoe maakt de website van Tilburg University gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (‘Google’).
Google Analytics maakt gebruik van ‘cookies’ (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt.
U kunt het gebruik van cookies weigeren door in uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website en cookies in uw browser te accepteren geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

Daar waar uw persoonsgegevens verwerkt worden, staat precies vermeld welke gegevens voor welke doeleinden aangewend worden. Uw persoonsgegevens worden dus alleen gebruikt voor het doel waarvoor u ze heeft achtergelaten. Gebaseerd op artikel 43 van de Wet bescherming persoonsgegevens kunnen gegevens echter wel worden gebruikt voor opsporing, als via de site strafbare feiten worden gepleegd. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd.

Vanaf onze website wordt u regelmatig verwezen naar andere sites. Hoewel deze sites met zorg geselecteerd zijn, draagt Tilburg University geen verantwoordelijkheid voor de wijze waarop die organisaties omgaan met uw gegevens.

Vragen of opmerkingen?

Indien u vragen of opmerkingen over het bovenstaande heeft, kunt u contact met ons opnemen via top@tilburguniversity.edu.